El
Time & Billing de GENIUS legal está orientado a facilitar el registro de tiempos y gastos, optimizar y mejorar los procesos administrativos como la generación de facturas, registro de pagos, seguimiento de las cuentas por cobrar y reportes ejecutivos para los socios de las Firmas legales. Las principales bondades del módulo son:
Captura de Tiempo. El módulo de captura de tiempos mediante una interfaz sencilla e intuitiva permite la captura de tiempos relacionando:
Clientes/Asuntos
Abogados
Tiempo
Actividades y tareas
Tiempos y cronómetro
El Time & Billing, proporciona la facilidad de elegir si los tiempos capturados son facturables o no facturables lo que permite medir tiempos internos y ajustar procesos.
Además permite capturar tiempos por parte de terceros, (para secretarias y/o asistentes de los socios) y la captura personal por cada abogado. Aunado a ello, entrega reportes del tiempo acumulado en estado de no liberado, liberado, por autorizar, etc., y cada tiempo liberado pasa automáticamente al Departamento de Facturación y Cobranzas para ser ajustados y facturados.
Nuestro sistema permite trabajar de manera remota desde computadoras localizadas fuera de las instalaciones de su Firma a través de procedimientos que garantizan la confidencialidad e integridad de la información.
Vales. En el sistema los vales se entienden como aquellos gastos que necesitan una autorización, existe la posibilidad de designar a distintas personas para realizar dicha operación. El usuario cuenta con un Panel de Control que le indica el estatus de cada uno de los gastos que están en este estatus.
Gastos. En este apartado se podrá llevar un control de los gastos que se deben cobrar a cada cliente por cada asunto que la Firma esté llevando.
El sistema generará un reporte de los gastos que su Firma realice por cuenta del cliente para sus asuntos.
Reportes de Control. El sistema tiene incluido una variedad de reportes de control de que podrán ser utilizados en el sistema, entre ellos:
Consultas de tiempos y costos por cliente, abogado facturador y asunto. Este reporte muestra el tiempo que los abogados le han dedicado a sus clientes y asuntos, así como los montos correspondientes a esas.
Estadísticas del tiempo facturable y no facturable, clientes más representativos, análisis de la cobranza, análisis de facturación, etc.
Facturación. La facturación en el sistema es muy flexible y ágil, permite tener el control de cada uno de los estatus de la facturación. A continuación se enlistan los procesos de facturación:
Generación e impresión de propuestas de gastos y honorarios liberados.
Revisión por parte de los socios de las propuestas.
Aplicación de correcciones y ajustes a las propuestas (descripción del servicio, idioma, moneda, tarifas, descuentos (nivel cliente y asunto), etc.)
Generación e impresión de informes para el cliente (bills)
Generación de factura fiscal para el cliente e impresión en su caso.
Envío de documentos vía email en formatos PDF, XML, etc.
Envío de Documentos LEDES.
Generación de Factura electrónica con las especificaciones técnicas que marca SHCP.
La facturación se realiza mediante:
Las horas capturadas de los abogados.
Tarifas establecidas por trámite.
Por los convenios de igualas que se tengan con los clientes.
Por las facturas programadas.
Por los gastos capturados y asignados a los asuntos de los clientes.
Convenios de Igualas con Clientes. Podrían llegar a existir algunos convenios con clientes para facturar los servicios prestados por la firma en base a igualas mensuales. El sistema tendrá una opción de conciliar las igualas con los registros de las horas capturadas.
Gastos capturados y asignados a asuntos de Clientes. En el caso de Abogados los gastos serán alimentados directamente por contabilidades Departamento de Facturación y Cobranzas.
Envío de documentación a los Clientes. Los documentos generados en el proceso de facturación, tales como bills, estados de cuenta, cartas de envío, recordatorios y facturas se podrán mandar vía e-mail a sus clientes en formato PDF.
Impresión de Facturas. Se tiene desarrollado un componente que funciona en el servidor, el cual servirá para que la impresión de varias facturas pueda realizarse de una vez de manera muy sencilla.